Kontrola zgodności przeprowadzana przez organy nadzorcze w zakresie VerpackDG zwykle zaczyna się od ustalenia zakresu obowiązków podmiotu — czy dotyczy producenta, importera czy dystrybutora. Inspektorzy oceniają całość procesu: od projektowania opakowania, przez oznakowanie i informacje dla odbiorcy, aż po organizację systemów odzysku i recyklingu. Na etapie wstępnym ważne jest jasne przedstawienie łańcucha dostaw oraz osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności.
W praktyce najczęściej sprawdzane dokumenty to:
- potwierdzenia rejestracji i współpracy z systemem gospodarowania odpadami (licencje, umowy),
- dokumentacja ilościowa i sprawozdania dotyczące masy i rodzaju opakowań wprowadzonych do obrotu,
- dowody dotyczące oznakowania i instrukcji dla konsumentów oraz deklaracje zgodności materiałowej,
- faktury, umowy z dostawcami i ewidencje logistyczne potwierdzające pochodzenie i przeznaczenie opakowań.
Kontrole mogą mieć formę zdalną — polegającą na żądaniu przesłania dokumentów — lub wizytę inspekcyjną w siedzibie przedsiębiorstwa, podczas której organy mogą żądać okazania próbek opakowań i przeprowadzać oględziny linii produkcyjnej. Warto wcześniej sprawdzić wymagania wynikające z VerpackDG, aby wiedzieć, które rekordy powinny być dostępne natychmiast i w jakim formacie.
Przygotowanie do kontroli zmniejsza ryzyko negatywnych konsekwencji — od kar pieniężnych po nakazy wycofania produktów. Prosty plan działania to: przeprowadzić wewnętrzny audyt, wskazać osobę kontaktową, zorganizować elektroniczny dostęp do wymaganych dokumentów oraz przygotować plan korekcyjny na wypadek stwierdzenia nieprawidłowości. Szybka i rzeczowa współpraca z organami często pozwala ograniczyć skutki stwierdzonych uchybień.